4 bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử luôn là bước khởi đầu. Đa số các kế toán doanh nghiệp ban đầu luôn bỡ ngỡ về nó. Bởi họ không biết tìm nơi đâu để nghiên cứu. Tại Eboss, hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn khách hàng làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử một cách chi tiết nhất.

Thông tin chung về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Lần đầu để làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị gì? Đây là bước quan trọng nhất để sử dụng hóa đơn điện tử. Như chúng ta đã biết, Thông tư 32 quy định quy trình và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Bình thường hóa đơn giấy phát hành trong 5 ngày làm việc. Khi phát hành xong phải 10 ngày sau doanh nghiệp mới được xuất hóa đơn giấy. Nhưng đối với hóa đơn điện tử. Phát hành trong 2 ngày làm việc. Nếu sau hai ngày cơ quan thuế kiểm tra thấy hoàn thiện không còn sai sót gì. Ngay sau đó Doanh nghiệp được dùng hóa đơn điện tử.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Chuẩn bị hồ sơ đúng thủ tục

Đối với hóa đơn điện tử thủ tục rất nhanh gọn lẹ. Gửi hồ sơ online bằng file mềm. Không phải lên trực tiếp cơ quan thuế cho mất thời gian. Tuy nhiên cũng có một vài doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử vẫn phải nộp hồ sơ cứng. Nếu được yêu cầu từ cơ quan thuế. Nhưng đa số phát hành online trên trang nhantokhai.gdt.gov.vn của tổng cục thuế.

Các bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan Thuế, bao gồm:

– Tờ quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01 phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC.

TÊN CÔNG TY                                                                                    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số :           / QĐ                                                                                    Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tphcm, ngày   tháng  năm 2019

QUYẾT ĐỊNH CỦA …………………………………………

Về việc áp dụng hoá đơn điện tử

 

GIÁM ĐỐC CÔNG TY …………………………………………………………………

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Căn cứ Giấy đăng ký kinh doanh số: ………………………. do …………………………. cấp ngày ……………………..

Xét đề nghị của ………………… về việc…………………………………………………………………….

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày 15/04/2019 trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:

Tên hệ thống thiết bị (tên phương tiện điện tử)…………………………………………………………

Tên phần mềm của công ty………………………………………………………………

Bộ phận kỹ thuật của Công ty ……………………………………………………chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống thiết bị như đã nêu được vận hành liên tục đảm bảo không phát sinh sự cố trong quá trình phát hành hóa đơn. Đồng thời chịu trách nhiệm bảo trì và nâng cấp tính năng của …………………….phù hợp với các văn bản pháp luật liên quan.

Điều 2: Mẫu hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số: …………………………………………………………

Ký hiệu: ………………………………………………………..

Mục đích sử dụng: …………………………………………………………

Điều 3: Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Hóa đơn được tạo lập trên hệ thống.……………….. Tên phần mềm ………. của Công ty …………………………………………….

Hóa đơn được lưu chuyển qua hình thức ………………………………………………..

Các hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của Công ty …………………………………., có các giải pháp lưu trữ, sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi, phòng chống thảm họa

Điều 4: Trách nhiệm của từng bộ phận:

Bộ phận kế toán: Tạo lập hóa đơn đảm bảo nội dung của hóa đơn là đúng, báo cáo sử dụng hóa đơn. Chịu trách nhiệm chuyển đổi hóa đơn điển tử sang hóa đơn giấy (khi có yêu cầu).

Bộ phận bán hàng: Cung cấp đúng, đủ thông tin của khách hàng cũng như danh mục hàng hóa cho Bộ phận kế toán để làm cơ sở lập Hóa đơn. Hướng dẫn khách hàng cách thức tra cứu, sử dụng hóa đơn điện tử khi có yêu cầu của khách hàng.

Giám đốc: Kiểm tra tình hình lập và báo cáo hóa đơn.

Bộ phận kỹ thuật: Đảm bảo hệ thống mạng hoạt động ổn định. Thiết lập kết nối thông suốt từ mạng nội bộ đến hệ thống ………………………………….

Điều 5: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày……………………… Các ông, bà Trưởng phòng Tài chính Kế toán, Trưởng bộ phận tin học chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận:                                                                                                                                   GIÁM ĐỐC

–        Chi Cục Thuế ……………………….                                                                       (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên)

–        Như điều 4 (đề thể hiện)

–        Lãnh đạo đơn vị

–        Lưu

– Tờ thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu phụ lục 02 thông tư 32/2011/TT-BTC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn:………………………………

Mã số thuế: ………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………..

Điện thoại: 0918907186

Các loại hoá đơn phát hành

STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Kí hiệu Số lượng Từ số Đến số Ngày bắt đầu sử dụng
1 Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT0/001 TD/19E 10000 0000001 0010000 15/04/2019

Tên đơn vị tiếp nhận: Chi Cục Thuế ………………………………………………

Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị

TPHCM, ngày   tháng   năm 2019

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

 

– Hóa đơn mẫu do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ

Mẫu hóa đơn điện tử

Một mẫu hóa đơn được nhà cung cấp hỗ trợ

Doanh nghiệp cần lưu ý, Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một file dưới định dạng word (.doc).

Sau khi chuẩn bị các hồ sơ cần thiết, Doanh nghiệp tiến hành thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bên cạnh các hồ sơ theo mẫu, Doanh nghiệp cần tạo thêm một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới định dạng XML và nộp cho Cơ quan Thuế.

Bước 2: Tạo Thông báo phát hành hóa đơn điện tử “XML” trên HTKK:

Phần mềm HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai Thuế được Tổng Cục Thuế ban hành và nâng cấp. Eboss xin hướng dẫn các bước thao tác cụ thể trên phần mềm.

– Đăng nhập hệ thống

– Chọn mục Hóa đơn

– Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Đăng ký hóa đơn điện tử trên phân mềm HTKK

Phần mềm HTKK của Tổng Cục Thuế

– Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành hóa đơn

– Chọn “Kết xuất XML” để hoàn tất tạo bản Thông báo dạng XML.

Bước 3: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

– Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn trên trình duyệt Internet Explorer. Sau đó, đăng nhập vào hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Nộp thông báo hóa đơn điện tử

Nộp thông báo qua website Tổng Cục Thuế

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng  sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

– Sau đó, tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong, Doanh nghiệp thực hiện nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/ Tải lên và chọn file thông báo định dạng XML đã tạo.

Việc nộp Thông báo phát hành hoá đơn điện tử cũng giống như việc nộp Tờ khai thuế GTGT.

Bước 4: Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng XML qua website nhantokhai.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp vào mục Tra cứu/ TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Tra cứu phát hành hóa đơn điện tử

Tra cứu Phát hành hóa đơn

Chọn File định dạng Word đính kèm. Đây chính là file Word đã gộp bản scan Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu. Sau đó chọn Ký nộp để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất Thông báo phát hành qua mạng, Cơ quan Thuế sẽ tiến hành xem xét. Thông thương sau 2 ngày, Doanh nghiệp có thể nhận thông báo xác nhận được phép/không được phép phát hành hóa đơn điện tử. Sau khi được xác nhận được phép phát hành, Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp chưa nhận được kết quả, cần in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế, hoặc liên hệ phòng Ấn chỉ của Chi cục Thuế để kiểm tra.

Nếu Quý Doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về các vấn đề liên quan đến thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ để được Eboss có cơ hội hỗ trợ tốt nhất.

 

CÔNG TY TNHH MTV PHẦN MỀM THIÊN ÂN

Địa chỉ: 114/7 Bùi Quang Là, P12, Q Gò Vấp , Tphcm.
Hotline: 0918.907.186 (Mr Chánh).
Tel: 0283 9877 900
Email: thienanwebsite@gmail.com
Website: https://ebosssoft.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Dùng thử Eboss miễn phí 7 ngày



X
CONTACT US